O Fluxo de caixa do seu restaurante é a garantia da gestão financeira muito mais lucrativa

O fluxo de caixa de restaurantes é o fator que vai controlar a vida financeira do seu negócio, então é preciso consistência, disciplina e controle nesse assunto. Felizmente estamos no meio de uma era em que a tecnologia nos suporta no processamento e obtenção de informação para aumentarmos nosso caixa.

Fluxo de caixa, simplificadamente é todo o recurso financeiro (dinheiro) que entra e sai dos “cofres” da empresa. Dessa maneira, é crucial para uma vida financeira saudável ter mais dinheiro entrando do que saindo de seu “cofre” ou caixa.

Conceitualmente muito fácil de entender o fluxo de caixa é uma conta de mais e de menos, mas na realidade lidar com tal fluxo demanda grande controle e informação para as empresas, importante ter claro é que seu restaurante / bar é uma empresa e como tal deve possuir gerenciamento profissional de caixa.

Lembre-se que o controle do que se tem a pagar é muito maior se comparado ao que se vai receber, dessa maneira, o planejamento do fluxo de caixa deve ser realizado desde antes da abertura do estabelecimento e deve estar incluso em todos os planos, já se sabendo o que se irá comprar e consequentemente pagar – tenha certeza que você tem caixa ou tem onde levantar esse caixa. Pois, o índice de mortalidade de empresas com menos de 2 ano de vida é de 67% no Brasil devido a essa falta de planejamento / conhecimento.

O conceito dos recursos financeiros para fazer com que o negócio continue funcionando de forma operacional no curto prazo (menos de um ano), é conhecido como capital de giro que é o nível de recursos necessários para comprar mercadoria, manter estoque, pagar funcionários, impostos e todas as outras despesas.

Fluxo de caixa e o gerenciamento

Fluxo de caixa será reflexo do gerenciamento da empresa sem disciplina sua empresa não conseguirá ter um equilíbrio financeiro. Você pode analisar diversos relatórios de fluxo de caixa e ter os mais diversos controles, mas sem a constância e a veracidade dos registros o esforço não valerá a pena.

Não é somente uma questão de ter o controle financeiro, mas de usar esse controle para planejar o funcionamento do seu bar ou restaurante. Saber quanto dinheiro tem disponível e/ou quanto vai ter no futuro é essencial para poder se organizar e fazer planejamentos.

Para empresas como restaurantes e bares que possuem estoque, é essencial fazer o correto monitoramento dos itens estocados. O que isso tem a ver com controle do fluxo de caixa? Tudo! Itens parados na prateleira são sinais de despesas, assim como falta dos itens que mais vendem é sinal de prejuízo.

Ao monitorar o nível de estoque (discutiremos esse assunto em matérias posteriores), o capital de giro da sua empresa não fica amarrado em itens improdutivos ou que não trazem lucro. Isso significa que as saídas do fluxo de caixa serão para pagar operações que trarão resultados para a empresa, e não para produzir itens que ficarão estagnados no estoque.

Mas, ainda mais do que isso, o controle contínuo do fluxo de caixa permite fazer comparações e entender melhor qual a época do mês em que o seu restaurante estará mais folgado para pagar as contas da casa, como o pagamento dos salários dos funcionários e das contas com os fornecedores, mas, também, quando você precisará de um capital de giro mais robusto para arcar com todas as despesas. 

Organize e categorize entradas e saídas

O primeiro passo para ter um modelo de fluxo de caixa ideal é registrar as entradas e saídas de caixa bem específicas e consistente.

De nada adianta registrar informações financeiras diferentes (sejam entradas ou saídas) em um mesmo item, pois nesse caso você não saberá os pontos em que precisará se atentar para diminuir despesas, por exemplo. O mesmo se aplica às receitas, pois ao ter conhecimento de onde vem a maior rentabilidade do seu negócio é possível trabalhar para maximizar os resultados.

E como categorizar as contas? A resposta é: com um plano de contas. Basicamente, ele é dividido em:

  • Ativos

As contas ativas representam o patrimônio da empresa, como: máquinas, estoques, empréstimos, investimentos e até mesmo imóveis. Dessa forma, os ativos influenciam diretamente no crescimento (ou diminuição) no patrimônio de uma empresa. E para acompanhar esse desenvolvimento é preciso criar um balanço patrimonial.

  • Passivos

Ao contrário dos ativos, essas são as contas que a empresa é devedora. Entram, portanto, pagamento aos fornecedores, bancos e obrigações fiscais. Dessa forma, toda vez que sua empresa adquire um ativo, como uma nova máquina, o seu pagamento é considerado um passivo.

  • Receitas

As receitas são todas as entradas em seu caixa, independente da sua origem. Como é de se esperar, boa parte das entradas são provenientes da comercialização de produtos e serviços das empresas. No entanto, existem outras formas de entrarem receitas, como: venda de um ativo, pagamento de empréstimo para a empresa e aluguel de um ativo, como imóvel.

  • Despesas

Seguindo a lógica, as despesas, portanto, são todos os valores que saem do seu caixa. Aqui, podemos considerar pagamentos de débitos, salários dos funcionários e quitação de empréstimos. Esse controle é importante para que as despesas não sobressaiam as receitas, causando um furo em seu caixa.

Código Descrição
01 Despesas operacionais
⠀01.01 ⠀Despesas administrativas
⠀⠀01.01.01 ⠀⠀Água
⠀⠀01.01.02 ⠀⠀Aluguel
⠀⠀01.01.03 ⠀⠀Internet e telefone
⠀⠀01.01.04 ⠀⠀Energia elétrica
⠀01.02 ⠀Gastos com pessoal
⠀⠀01.02.01 ⠀⠀Benefícios
⠀⠀01.02.02 ⠀⠀Encargos
⠀⠀01.02.03 ⠀⠀Salário
⠀01.03 ⠀Manutenção e limpeza
⠀⠀01.03.01 ⠀⠀Serviços de limpeza
⠀⠀01.03.02 Serviços de manutenção
⠀01.04 ⠀Materiais
⠀⠀01.04.01 ⠀Materiais de escritório
⠀⠀01.04.02 ⠀Materiais de limpeza

 

Em cada um destes grupos são criadas as contas sintéticas (ou contas agrupadoras), detalhadas em contas e subcontas, conforme abaixo:

Não existe uma regra para categorizar as contas a fim de fazer os registros corretos no modelo de fluxo de caixa da sua empresa. Isso porque a categorização varia de negócio para negócio. Contudo, a estrutura base não varia muito. Para te ajudar a fazer essa categorização, disponibilizamos um modelo de Plano de Contas que a Altec já possui disponível no sistema.

Definindo o fluxo de caixa

Restaurantes e bares possuem um modelo de negócio em que há muita liquidez diária (entrada de dinheiro todos os dias) ou se é esperado que seja.

Esse é o primeiro passo, saber quando é esperada a maior entrada de recursos financeiros (dias da semana, dias do mês, épocas do ano, entre outros). Por exemplo, se o seu restaurante for direcionado a atender os executivos que trabalham nas empresas ao redor, isso significa que seu movimento mais forte será durante os dias de semana e com maior volume de vendas perto do dia 15 que é o dia que os executivos recebem seus pagamentos.

Na ponta de saída dos recursos, ou seja, dos pagamentos, esse levantamento é igualmente necessário, pois, a carga tributária é bastante pesada e são cobradas em datas pré-determinadas, assim como a realização das compras para se ter matéria prima em estoque para o preparo dos pratos servidos (aumenta venda, maior a quantidade de compras será necessária), pagamento dos salários, energia, gás, etc, etc etc

No cálculo do Fluxo de caixa deve ficar claro o quanto se espera de entrada de dinheiro e de quanto será a saída de recursos, cruzando essas informações para calcular se haverá dinheiro suficiente no caixa para honrar com todos os compromissos da empresa nas datas esperadas, ou de forma saudável, o quanto sobrará de dinheiro após todos os pagamentos realizados.

Operação diária de fluxo de caixa

Fluxo de caixa do restaurante possui normalmente dois componentes principais o primeiro é o “Fechamento de Caixa” que ocorre diariamente na operação e o “Caixa geral” da empresa, onde despesas como salários, impostos, matéria prima, etc, serão registradas.

Conforme apontamos anteriormente os restaurantes e bares possuem um modelo de negócio em que há muita liquidez diária e para o acompanhamento dessas entradas e saídas é necessário um controle DIÁRIO que é feito através do Fechamento de Caixa.

Sendo, assim, toda a abertura do dia no restaurante ou bar o caixa se inicia, anotando a quantia de dinheiro que tem para começar o dia de trabalho.

Ao longo do período de funcionamento do restaurante, todos os valores que entram são lançados com a emissão dos cupons fiscais (que apontam quem vendeu, o que foi vendido, que horas, qual a forma de recebimento). Além disso, tudo que foi pago ou desembolsado durante o dia, ao final do dia, quando realizar o fechamento de caixa (tudo que entrou menos toda saída de recursos da operação).

Essa é a operação diária que se obtém o resultado do que aconteceu no dia, contudo é necessário saber que esse é só um pedaço do cálculo do fluxo de caixa, pois, impostos, salários, energia, gás, entre outros estarão registrados no Caixa Geral do restaurante e impactará diretamente o resultado da empresa.

No Caixa Geral da empresa, ele analisará (dentro do período que você desejar) a sua disponibilidade financeira, ou seja: uma venda, por exemplo, paga com cartão de crédito pelo seu cliente, só será colocada na conta ou “cofre” do seu negócio dentro de alguns dias, venda a débito também entre um ou dois dias, PIX, empresas conveniadas, enfim diferente tipos de recebimentos que demandam controles de prazo de recebimentos.

Pode imaginar a quantidade de informação a ser controlada?

Imagine, a quantidade de informação a ser trabalhada (venda a venda), todas as saídas, troco e todas as despesas e custos a serem pagos, isso para diversos dias.

Some a isso todas as atividades diárias, de gerenciar cozinha, salão, produtos, bebidas, colaboradores, enfim todas as coisas que uma empresa demanda diariamente.

Se você quer ter uma empresa (restaurante ou bar) profissional e saudável é FUNDAMENTAL utilizar uma ferramenta que resolva muitos desafios de uma forma automatizada e dê a possibilidade de gerenciar sua empresa da forma mais lucrativa possível. Um sistema que registre todos os lançamentos de vendas, todas as saídas, todas as despesas, todos os custos, de matéria prima a impostos, de mão de obra a investimentos, e que te dê visibilidade sistêmica e consolidada para que suas decisões tragam os melhores resultados.

Hoje existem diversas opções de software para restaurantes ou bares que oferecem uma solução de fluxo de caixa, alguns são de graça, todos os preços e condições. Mas aconselhamos que na escolha do software de gestão de caixa para sua empresa, deva ser feita baseado em potencial de gerenciamento, com empresa de software que possua conhecimento no setor de restaurantes, com tecnologia e pessoas do setor que entendem suas necessidades e os desafios.

Além disso, a escolha deve se basear em um sistema robusto, não por seu colorido ou fotografias, mas, sim, um sistema que ofereça o fluxo de caixa que te traga condições de gerenciar sua empresa (restaurante ou bar) com o fornecimento de relatórios com comparações diárias, semanais, mensais e até anuais da movimentação financeira do estabelecimento, assim como, possibilite conciliação bancária e ter real visão da saúde financeira da empresa.

Com isso o sucesso de sua empresa estará cada vez mais perto e suas conquistas estarão cada vez maiores.

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